Privacyverklaring Sollicitant
Laatst bijgewerkt: Mei 2018
U hebt interesse getoond in vacatures of stageplaatsen bij HarperCollins Holland ("Bedrijf") en /of bij aan het Bedrijf gelieerde bedrijven. Deze Privacyverklaring Sollicitant ("Verklaring") beschrijft onze praktijken met betrekking tot alle Persoonsgegevens die wij over u verzamelen in verband met uw sollicitatie naar dergelijke vacatures of stagemogelijkheden. De term "Persoonsgegevens" refereert hier aan alle informatie met betrekking tot u in geïdentificeerde of identificeerbare vorm. Persoonsgegevens die elders aan het Bedrijf en aan zijn gelieerde ondernemingen zijn verstrekt voor andere doeleinden zullen worden gebruikt in overeenstemming met de privacyverklaringen die deze aanbiedingen of activiteiten regelen.
INFORMATIE WIJ VERZAMELEN
Persoonsgegevens die u verstrekt
Wij verzamelen Persoonsgegevens om uw sollicitatie te verwerken, om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en om legitieme belangen van het Bedrijf na te streven, zoals het verzenden van Persoonsgegevens binnen het Bedrijf en zijn dochterondernemingen voor interne administratieve doeleinden. We kunnen de volgende Persoonsgegevens van u verzamelen in verband met uw sollicitatie:
- Naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, postadres en andere contactgegevens;
- Online account, gebruikersnaam en wachtwoord;
- Werkvergunningsstatus;
- CV, motivatiebrief, vaardigheden, eerdere werkervaring en opleidingen;
- Professionele en andere werkgerelateerde licenties, vergunningen en certificeringen;
- Informatie met betrekking tot voorkeuren;
- Informatie met betrekking tot loonlijstinschrijving en andere informatie met betrekking tot de indiensttreding (indien aangenomen); en
- Alle andere informatie die u ons wilt verstrekken (bijv. werkvoorkeuren, verplaatsingsbereidheid, huidig salaris, gewenst salaris, prijzen of professionele lidmaatschappen).
Uw beslissing om te solliciteren naar een functie, is vrijwillig. Als u ervoor kiest om uw sollicitatieprofiel uit te breiden door naar een extern social media account (bijv. LinkedIn) te verwijzen, kunnen we ook Persoonsgegevens verzamelen die u aan ons hebt verstrekt met betrekking tot uw social media account.
Verstuur geen gevoelige Persoonsgegevens die uw ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of filosofische overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, genetische gegevens, biometrische gegevens en gegevens over gezondheid, gegevens over seksleven of seksuele geaardheid onthullen ("Gevoelige gegevens"). Als we deze informatie nodig hebben tijdens het wervingsproces, zullen we u expliciet vragen om deze informatie te verstrekken.
Als u ons Persoonsgegevens van een referentie of een ander individu verstrekt als onderdeel van uw sollicitatie, zorg er dan voor dat u toestemming van die persoon krijgt voordat u de informatie aan ons verstrekt.
Persoonsgegevens uit andere bronnen
Het Bedrijf kan Persoonsgegevens over u verkrijgen op basis van uw referenties in verband met uw sollicitatie, zoals toegestaan door de toepasselijke wetgeving. Als we tijdens het wervingsproces een antecedentenonderzoek over u willen uitvoeren, zorgen we ervoor dat u een afzonderlijke kennisgeving ontvangt over de reikwijdte en de gevolgen van een dergelijk onderzoek.
We kunnen ook van tijd tot tijd informatie van derden verkrijgen om ons te helpen bij het verzamelen van informatie over uw sollicitatie, bijvoorbeeld van wervingsbureaus, headhunters of referentiecheckers.
GEBRUIK VAN INFORMATIE
Uw Persoonsgegevens zullen worden gebruikt voor de rekrutering, management en planningsdoeleinden van het Bedrijf, zoals toegestaan door de lokale wetgeving, waaronder:
- Om uw sollicitatie te verwerken;
- Om inzage te krijgen in uw kwaliteiten en vaardigheden voor een functie;
- Om referentiecontroles uit te voeren;
- Om te reageren op uw vragen en met u te communiceren over uw sollicitatie en om u informatie te sturen met betrekking tot werk- of stagemogelijkheden en wijzigingen in onze voorwaarden en beleidslijnen;
- Om te voldoen aan of toezicht te houden op de naleving van toepasselijke wet- of regelgeving; en
- Om de indiensttreding te voltooien als we u een functie aanbieden.
We gebruiken de door u verstrekte Persoonsgegevens niet om geautomatiseerde beslissingen te nemen met betrekking tot uw sollicitatie. Als we u aannemen, kunnen de Persoonsgegevens die wij in het kader van uw sollicitatie verzamelen, worden opgenomen in ons personeelssysteem en worden gebruikt voor het beheer van het indiensttredingsproces; dergelijke informatie kan onderdeel worden van uw werknemersbestand en kan worden gebruikt voor werk- en managementdoeleinden.
Voor zover toegestaan door de van toepassing zijnde wetgeving, kan het Bedrijf uw Persoonsgegevens ook gebruiken als wij denken dat dit noodzakelijk of passend is: (a) onder toepasselijk recht, inclusief wetten buiten het land waar u woont; (b) om te voldoen aan juridische procedures; (c) om te reageren op verzoeken van openbare en overheidsinstanties, inclusief openbare en overheidsinstanties buiten het land waar u woont; (d) om onze algemene voorwaarden te handhaven; (e) om onze activiteiten of die van een van onze gelieerde ondernemingen te beschermen; (f) om onze rechten, privacy, veiligheid of eigendom, en/of die van onze gelieerde ondernemingen, u of anderen te beschermen; en (g) om ons in staat te stellen beschikbare rechtsmiddelen aan te wenden of de schade die we kunnen lijden te beperken.
HET DELEN VAN PERSOONSGEGEVENS
Het Bedrijf kan Persoonsgegevens delen met zijn dochterondernemingen die betrokken zijn bij het evalueren van kandidaten voor een bepaalde functie. We zullen de informatie beschikbaar maken voor personeel met een zakelijke behoefte om de informatie te kennen, inclusief personeel in de afdelingen voor werving, human resources en informatietechnologie, en de afdeling die verantwoordelijk is voor de functie waarvoor u solliciteert.
Het Bedrijf kan Persoonsgegevens delen met onze externe serviceproviders die namens ons diensten verlenen, zoals het hosten en beheren van websites, het werven van hulp en soortgelijke diensten. Het Bedrijf en zijn gelieerde ondernemingen vereisen dat serviceproviders de vertrouwelijkheid en veiligheid van Persoonsgegevens beschermen en ervoor zorgen dat Persoonsgegevens uitsluitend worden verwerkt voor de levering van de diensten namens het Bedrijf en zijn gelieerde ondernemingen en in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. Serviceproviders zijn niet gemachtigd om de Persoonsgegevens te gebruiken of openbaar te maken, behalve als dit nodig is om namens ons diensten te verlenen of om te voldoen aan wettelijke vereisten.
Het Bedrijf kan Persoonsgegevens overdragen aan een derde partij in geval van een reorganisatie, fusie, verkoop, joint venture, overdracht, toewijzing of andere beschikking van het geheel of een deel van onze bedrijfsactiviteiten, activa of aandelen (inclusief in verband met een faillissement of soortgelijke procedures). Indien een van deze situaties zich voordoet, zullen wij dit aankondigen en krijgt u de mogelijkheid om uw dossier in te zien en eventueel bepaalde gegevens te laten verwijderen. Wij zullen niet meer gegevens delen dan noodzakelijk.
Het Bedrijf kan ook Persoonsgegevens delen als we denken dat dit noodzakelijk of gepast is: (a) onder toepasselijk recht, inclusief wetten buiten het land waar u woont; (b) om te voldoen aan juridische procedures; (c) om te reageren op verzoeken van openbare en overheidsinstanties, inclusief openbare en overheidsinstanties buiten het land waar u woont; (d) om onze algemene voorwaarden te handhaven; (e) om onze activiteiten of die van een van onze gelieerde ondernemingen te beschermen; (f) om onze rechten, privacy, veiligheid of eigendom, en/of die van onze gelieerde ondernemingen, u of anderen te beschermen; en (g) om ons in staat te stellen beschikbare rechtsmiddelen aan te wenden of de schade die we kunnen lijden te beperken.
GEGEVENSOVERDRACHTEN
Wij zijn een wereldwijde organisatie en hebben vestigingen in verschillende landen. Uw Persoonsgegevens kunnen worden overgedragen aan, opgeslagen of gebruikt door andere gelieerde bedrijven wereldwijd, inclusief hun serviceproviders, voor wervingsdoeleinden. Dit kan het overbrengen van Persoonsgegevens omvatten naar andere landen dan het land waar u zich bevindt. Als u zich in de Europese Economische Ruimte ("EER") bevindt en als uw Persoonsgegevens worden overgedragen aan (of toegankelijk zijn vanuit) een land buiten de EER waarvoor de Europese Commissie geen passendheidsbesluit heeft uitgevaardigd, zullen wij passende voorzorgsmaatregelen nemen om ervoor te zorgen dat uw Persoonsgegevens beschermd blijven. Dit kunnen overeenkomsten voor gegevensoverdracht zijn, de standaardcontractbepalingen opgenomen door de Europese Commissie, waarvan u een exemplaar kunt verkrijgen door contact met ons op te nemen zoals aangegeven in het onderstaande gedeelte "Contact met ons".
GEGEVENSBEWARING
We zullen Persoonsgegevens bewaren voor de periode die nodig is om het sollicitatie- of het wervingsproces te voltooien, tenzij een langere bewaartermijn is vereist of wettelijk is toegestaan. Als u niet wordt aangenomen, kunnen we uw Persoonsgegevens ook gedurende een periode van 4 weken bewaren nadat we op uw sollicitatie hebben gereageerd met de bedoeling na te gaan of uw vaardigheden geschikt zijn voor andere mogelijkheden binnen het Bedrijf en/of binnen een of meer van zijn dochterondernemingen. Indien wij uw gegevens langer willen bewaren, bijvoorbeeld voor toekomstige vacatures, dan zullen wij dit u eerst vragen. We kunnen Persoonsgegevens van inactieve contacten uit onze database verwijderen nadat we u een herinnering hebben gestuurd of zoals anderszins bepaald door toepasselijke wettelijke of reglementaire verplichtingen. Bovendien kan het Bedrijf op elk moment en zonder opgaaf van reden Persoonsgegevens van u (inclusief uw CV) uit onze database verwijderen. Bewaar daarom uw eigen exemplaar van de aan ons verstrekte Persoonsgegevens.
UW RECHTEN
Indien er sprake is van een online sollicitatiesysteem, geldt het volgende. Als u online hebt gesolliciteerd, kunt u uw Persoonsgegevens die zijn opgeslagen in onze systemen of de systemen van onze serviceproviders openen, bekijken en wijzigen door u in te loggen op de site en uw accountgegevens bij te werken. Het bijgewerkte profiel wordt als standaard gebruikt bij de volgende keer dat u solliciteert naar een functie via uw online account. Als u de Persoonsgegevens die u al hebt ingediend ter overweging voor een specifieke functie wilt wijzigen, werkt u uw profiel bij en dient u uw sollicitatie opnieuw in. We raden u aan om uw Persoonsgegevens snel bij te werken als deze veranderen of onjuist zijn.
U kunt verzoeken om toegang te krijgen tot uw Persoonsgegevens, of om deze te corrigeren of verwijderen. U hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw Persoonsgegevens, het recht om de verwerking van uw Persoonsgegevens te beperken en het recht om uw recht op gegevensportabiliteit uit te oefenen. Als u ons toestemming heeft gegeven voor het gebruik van uw Persoonsgegevens, hebt u het recht om uw toestemming op elk moment in te trekken en zullen wij uw voorkeuren opslaan voor later gebruik. We zullen reageren op uw vragen of klachten met betrekking tot de verwerking van uw Persoonsgegevens. Als u niet tevreden bent met onze reactie, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit.
Voor uw bescherming mogen we alleen verzoeken uitvoeren met betrekking tot de informatie die is gekoppeld aan het specifieke e-mailadres dat u gebruikt om ons uw verzoek te sturen, en we moeten mogelijk uw identiteit verifiëren voordat we uw verzoek uitvoeren.
BEVEILIGING
We hebben technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd om uw Persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onwettige vernietiging, verlies, wijziging, ongeautoriseerde openbaarmaking of toegang. We doen al het mogelijke om een beveiligingsniveau te waarborgen dat is afgestemd op het risico van de verwerking, rekening houdend met de kosten van implementatie en de aard van de verwerking van Persoonsgegevens.
LINKS NAAR WEBSITES VAN DERDEN
Een sollicitatiewebsite kan links naar andere websites bevatten. Deze Verklaring is niet van toepassing op, en wij zijn niet verantwoordelijk voor, de privacy, informatie of andere praktijken van derden, met inbegrip van derden die een website of dienst exploiteren waaraan de site is gekoppeld. Het opnemen van een link op de site impliceert geen goedkeuring van de gekoppelde site of dienst door het Bedrijf of onze partners. We raden u aan de juridische mededelingen op die sites te lezen, inclusief hun privacyverklaringen.
DIVERSITEIT
Het Bedrijf is een werkgever die gelijke kansen biedt, wat betekent dat we niet onwettig discrimineren op grond van ras, kleur, geslacht, genderidentiteit, seksuele geaardheid, nationaliteit, nationale afkomst, etnische afkomst, religie, levensbeschouwing of geloofsovertuiging, leeftijd, handicap, burgerlijke staat, veteranenstatus, genetische informatie of enig ander kenmerk dat wordt beschermd door de toepasselijke wetgeving binnen het gebied waar de werving plaatsvindt. In sommige landen vragen we om informatie over de etnische afkomst, het geslacht en de handicap van onze aanvragers, hetzij om gelijke kansen te monitoren, hetzij omdat we dat volgens de toepasselijke wetgeving moeten doen. U mag te allen tijde schriftelijk bezwaar maken ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens in dit verband; wij zullen dan direct stoppen met het verwerken van uw gegevens. Als u een handicap hebt waarvan u denkt dat deze uw mogelijkheden om volledig deel te nemen aan het sollicitatieproces schaadt, raden wij u aan dat aan te geven en uw beperking te omschrijven, hoe het uw mogelijkheid om aan het sollicitatieproces deel te nemen beperkt en welke redelijke voorzieningen er volgens u nodig zijn om volledig deel te kunnen nemen aan het proces.
WIJZIGINGEN IN DE VERKLARING
We kunnen naar eigen goeddunken deze verklaring op elk moment wijzigen om toekomstige ontwikkelingen van het Bedrijf, of veranderingen in de sector of juridische trends te weerspiegelen. We plaatsen de herziene Verklaring op de site of kondigen de wijziging aan op de startpagina van de site. U kunt zien wanneer de Verklaring is herzien door de legenda "Laatst bijgewerkt" bovenaan deze Verklaring te raadplegen. Alle wijzigingen worden van kracht op de "Laatst bijgewerkt"-datum. Door de site na dergelijke wijzigingen te blijven gebruiken, wordt u geacht akkoord te zijn gegaan met dergelijke wijzigingen. Als u geheel of gedeeltelijk niet akkoord gaat met de voorwaarden van deze Verklaring, kunt u ervoor kiezen om de website niet te blijven gebruiken en/of uw sollicitatie in te trekken.
CONTACT MET ONS
De entiteit die verantwoordelijk is voor het verzamelen en verwerken van uw Persoonsgegevens is:
HarperCollins Holland, een divisie van Harlequin Enterprises Limited
Kabelweg 37
1014 BA, Amsterdam
Nederland
Als u vragen of verzoeken hebt of als u uw rechten wilt uitoefenen, neem dan gerust contact met ons op via privacy@harpercollins.nl.
U kunt ook contact opnemen met onze Business Unit Privacy Leader op privacy@harlequin.com.